راهنمای پنل ایمیل

۱۵ شهریور ۱۳۹۶ | ۱۰:۰۳ کد خبر : ۳۳۸۴ اخبار
تعداد بازدید:۴۰

پس از ورود به سامانه، وارد صفحه اصلی خواهید شد،با توجه به تصویر زیر:

هر منو، به ترتیب و منحصرا توضیح داده خواهد شد.

  • اعتبار ارسال پیامک: مجموع اعتباری که برای ارسال پیامک در سامانه موجود است.
  • مجموع ارسال شده پیامک: مجموع پیامک هایی که تا کنون از سامانه ارسال شده است.

 

1-کاربر اپراتور

اضافه کردن زیر کاربران و مدیریت آنها در این منو قرار دارد.

 

 

1-1-افزودن کاربر فرعی

به منظور ایجاد کاربر جدید در سامانه از این گزینه استفاده می‌شود.

 

هر واحد سازمانی را می‌توان به عنوان یک کاربر جدید به سیستم افزود. لازم به ذکر است که کلیه پرسنلی که در سامانه احراز هویت دانشگاه تهران، قبلا عضویت داشته و (با گذرواژه مرتبط) ورود کرده‌اند و همچنین اطلاعاتشان منطبق بر اطلاعات ثبت شده در پایگاه داده سامانه پیام رسان می‌باشد را، می‌توان به عنوان زیر مجموعه‌های (پرسنل‌های) واحد سازمانی مورد نظر تعریف کرد. هر کاربر می‌تواند یک الی دو سرخط (شماره ارسال پیامک) را برای ارسال پیامک دارا باشد.

 

1-2-شناسه کاربر

در این قسمت کاربران زیر مجموعه را می توان بر اساس شناسه آنها جست و جو نمود.

 

1-3-عنوان

در این قسمت کاربران زیر مجموعه را می توان بر اساس عنوان ثبت آنها در سامانه جست و جو نمود.

 

1-4- ویرایش کاربر

اطلاعات مربوط به هر واحد سازمانی نظیر نام و تلفن همراه کاربر را می‌توان از این قسمت ویرایش کرد.

 

 

1-5-ایجاد پرسنل

هر پرسنل بر اساس کد پرسنلی،‌ زیرمجموعه واحد سازمانی قرار میگیرد. ذکر مجدد این نکته نیز ضروری است که کلیه پرسنلی که در سامانه احراز هویت دانشگاه تهران، قبلا عضویت داشته و (با گذرواژه مرتبط) ورود کرده‌اند و همچنین اطلاعاتشان منطبق بر اطلاعات ثبت شده در پایگاه داده سامانه پیام رسان می‌باشد را، می‌توان به عنوان زیر مجموعه‌های (پرسنل‌های) واحد سازمانی مورد نظر تعریف کرد.

 

 

  • گزینه و همچنین آیکون فعال است،غیر فعال شود می‌تواند دسترسی پرسنل از سامانه را قطع یا وصل نماید.
  • حذف پرسنل نیز از گزینه سطل آشغال صورت می‌گیرد.

 

1-6-سرخط ها

از بین سرخط های موجود در سامانه می توان برای کاربر جهت ارسال پیام سرخط تعیین نمود.

 

 

 

1-7-اعتبار کاربر

اعتبار کاربر را می‌توان از این قسمت مدیریت کرد. افزایش اعتبار به میزان تعداد پیامک تعیین شده، انجام می‌گیرد. همچنین اخطار حداقل اعتبار، به این مفهوم هست که اگر اعتبار کاربر به میزان تعیین شده رسید، یک پیامک اخطار به تلفن همراه او (تلفن همراه تعیین شده در بخش افزودن کاربر) ارسال شود. روزانه یک بار برای ادمین و کاربر، پیامک هشدار کمبود اعتبار فرستاده می‌شود ولی از ساعت 23 تا 7 این فرآیند انجام نمی پذیرد.

 

1-8-دسترسی پیامک

دسترسی‌های کاربر جهت ارسال پیامک از این قسمت محدود می‌شوند.

 

دسترسی به ارسال دستی، منوی ارسال دستی را در پنل کاربر، فعال یا غیرفعال می‌نماید. دسترسی به اکسل، استفاده از اکسل را در پنل تعریف شده فعال یا غیرفعال می‌نماید. بقیه گزینه‌ها ، دسترسی فرآیند ارسال را تعیین می‌کنند. برای مثال فرض کنیم می‌خواهیم برای کاربر مورد نظر فقط دسترسی ارسال به دانشجویان علوم پایه پردیس بین المللی ارس را فعال کنیم و بقیه دسترسی‌ها را (کارکنان، هیئت علمی، و پرسنل موقت) را از وی بگیریم (قطع کنیم)؛ به همین منظور مانند شکل زیر عمل می‌کنیم:

 

ابتدا تیک گزینه دسترسی به دانشجو را می‌زنیم ، سپس واحد سازمانی مورد دسترسی را جستجو و انتخاب می‌کنیم؛ در راستای همین امر بقیه دسترسی‌ها را تیک نخورده باقی می‌گذاریم و نهایتا دکمه ذخیره را می‌زنیم تا فرآیند فوق ذخیره گردد.

 

2-دسترسی ایمیل کاربر

دسترسی‌های ایمیل کاربر مانند دسترسی پیامک تنطیم می شود.

 

نکته: اعطای دسترسی در پنل ادمین محدودیتی ندارد، لذا از آنجایی که دسترسی زیرکاربران را کاربر پدر آن مشخص می‌کند و اعطای دسترسی برای زیر کاربران کوچکتر ویا مساوی دسترسی کاربر پدر میتواند باشد، در صورتی که در پنل ادمین اقدام به ویرایش دسترسی کنید برای کاربران، دسترسی های زیر کاربران و برای زیر کاربران دسترسی کاربر پدر آن نیز نمایش داده می شود تا ادمین با اطلاع از وضعیت کاربران مرتبط با آن تصمیم به افزایش و کاهش دسترسی نماید.

 

2-1-  لیست کاربران: لیست کاربران تعریف شده در سامانه.

 

2-2-  لیست کاربران پنل:  لیست پرسنل مربوط به کاربران موجود در سامانه.

 

3-ارسال ایمیل

منوی ارسال ایمیل به چند زیر مجموعه تقسیم می شود :

  • ارسال به دانشجویان
  • ارسال به کارکنان
  • ارسال به هیئت علمی
  • ارسال به هویت موقت
  • ارسال از طریق Excel
  • ارسال دستی

 

3-1-ارسال به دانشجویان

با جستجوی موقعیت در واحد سازمانی مورد نظر برای ارسال ایمیل، می‌توان شناسه آن را پیدا کرد.همچنین می‌توان به طور مستقیم با نوشتن شناسه در این قسمت، واحد سازمانی مورد نظر را برای ارسال انتخاب کرد.

 

 

برای انتخاب واحد سازمانی مورد نظر باید مانند شکل زیر، روی نوار مورد نظر کلیک نمایید تا چارت انتخاب شود.

 

 

 

پس از انتخاب واحد سازمانی، می‌توانید فیلترهایی مانند شکل زیر برای ارسال ایجاد نمایید:

 

 

  •  ذخیره کردن این فیلتر: با استفاده از این گزینه می توانید گروه فیلتر شده را برای استفاده در ارسال های بعد ذخیره نمایید.
  •  شخصی سازی پیام : در صورتیکه جنسیت ، نام و نام خانوادگی افراد ثبت شده باشد، با فعال کردن این گزینه می توان موارد مذکور را به صورت پویا در متن ایمیل اضافه کرد

 

موضوع و متن ایمیل را تنظیم نمایید.

در صورت داشتن پیوست روی دکمه "Attachment"  کلیک کرده و فایل خود را انتخاب نمایید.حداکثر حجم 1Mb می باشد.

 

  • یکی از قابلیت هایی که در این نسخه جهت پیوست فایل در اختیار شما قرار گرفته، استفاده از گزینه "Link" است که فرآیند آن مطابق ذیل می باشد:

 

Link : با استفاده از این گزینه می توانید فایل های مورد نظر خود را جهت استفاده در ایمیل ارسالی بارگزاری نمایید.بدین منظور با کلیک بر روی گزینه  "Browse server" مراحل زیر را طی نمایید.

در صورت نیاز به ارسال ضمیمه با حجم بیشتر( حداکثر ۱۰ مگابایت) می توانید از امکان ایجاد لینک با بارگزاری فایل (با فرمتهای pdf,jpg,tif,doc,docx) در محیط ویرایشگر متن پیام استفاده نمایید.

 

برای بارگزاری فایل مورد نظر بر روی گزینه آپلود کلیک نموده و فایل مورد نظر را مطابق فرآیند زیر انتخاب نمایید.

 

 

بعد از انتخاب فایل باید منتظر بمانید تا فرآیند بارگزاری تکمیل شود در صورتیکه در طی این فرآیند خواستار لغو آپلود فایل بودید می توانید با استفاده از گزینه " لغو" فرآیند را لغو نمایید.

 

 

بعد از تکمیل شدن فرآیند با کلیک روی گزینه " انتخاب" مرحله نهایی طی شده و فایل مورد نظر در زبانه "فایل های آپلود شده" قابل مشاهده خواهد بود.

 

 

با استفاده از زبانه "فایل های آپلو شده" تمامی فایل هایی را که قبلا بارگزاری کرده اید در دسترس خواهید داشت و در ارسال های بعدی نیازی به آپلود مجدد آنها نیست.

 

  • از دیگر قابلیت های این نسخه ویژگی فعالسازی خطایاب فارسی است که امکانات آن در بخش راهنمای کاربر به اختصار توضیح داده شده است.

 

  •  انتخاب پیام پیش فرض: با فعال کردن گزینه پیام پیش فرض ، می توانید از پیام‌های از قبل تعریف شده استفاده نمایید.

 

 

تاریخ و ساعت ارسال را تنظیم کرده و ایمیل را ارسال نمایید.

 

 

 

 

3-2-ارسال به کارکنان

 فرآیند ارسال به کارکنان مانند ارسال به دانشجویان می‌باشد با این تفاوت که این بار، مخاطب ارسال ایمیل کارکنان می‌باشند و فیلترها بر اساس کارکنان تعیین شده‌اند.

 

 

3-3-ارسال به هیئت علمی

  فرآیند ارسال به هیئت علمی مانند ارسال به دانشجویان می‌باشد با این تفاوت که این بار، مخاطب ارسال ایمیل اعضای هیئت علمی می‌باشد و فیلترها بر اساس عضو هیئت علمی تعیین شده‌اند.

 

 

 

 

3-4-ارسال به هویت موقت

فرآیند ارسال به هویت موقت مانند ارسال به دانشجویان می‌باشد با این تفاوت که این بار، مخاطب ارسال ایمیل اعضای هویت موقت می‌باشد و فیلترها بر اساس عضو هویت موقت تعیین شده‌اند.

 

 

 

3-5-ارسال از طریق اکسل

 

از این قسمت می‌توانید فرآیند ارسال ایمیل را پس از آپلود فایل اکسل از طریق آن انجام دهید. اگر به روی گزینه" دریافت فایل Excel نمونه" کلیک نمایید، یک فایل اکسل دانلود می‌شود که مانند تصویر زیر فرمت ایجاد ایمیل ها را می‌توانید مشاهده نمایید:

 

 

3-6-ارسال دستی

تفاوت این نوع ارسال با ارسال‌های قبلی در این است که، می‌توان ایمیل های مورد نظر برای ارسال را به صورت دستی وارد کرد. لازم به ذکر است که ایمیل ها با سمی کالن (;) از یکدیگر تفکیک می‌شوند.

 

 

ارسال از فیلترهای منتخب

در این بخش می توانید با توجه به گروه های فیلتر شده در ارسال های قبل که از طریق گزینه   " ذخیره کردن این فیلتر" ذخیره نموده بودید ارسال پیامک و ایمیل انجام دهید.

 

  •  عنوان: برای جست و جو بر اساس عنوان در بین فیلتر های منتخب از این گزینه استفاده میکنیم.

 

  •  نوع: برای جست و جو بر اساس نوع ارسال(ایمیل یا پیامک) اعضا در بین فیلتر های منتخب از این گزینه استفاده می کنیم.

 

  • نمایش جزئیات فیلتر: در این بخش مشخصات اعضا مانند شماره دانشجویی،جنسیت ،کد ملی     و ... بر اساس فیلتر تعیین شده نشان داده می شود.

 

  • ویرایش: در این قسمت می توانید عنوان فیلتر را بر اساس نام دلخواه تغییر دهید.

 

  •  ارسال پیامک: در این قسمت می توانید به گروه فیلتر مورد نظر با انتخاب سرخط پیامک ارسال نمایید،در صورت تمایل می توانید زمان ارسال را در پایین صفحه تغییر دهید. همچنین انتخاب پیام پیش فرض در این بخش نیز قابل دسترسی می باشد.

 

  •  ارسال ایمیل: فرآیند ارسال ایمیل مانند ارسال پیامک می‌باشد بعد از انتخاب فایل پیوست و وارد کردن متن ایمیل را ارسال نمایید.در این بخش نیز می توانید از طریق گزینه "Link" با استفاده از زبانه "فایل های آپلو شده" تمامی فایل هایی را که قبلا بارگزاری کرده اید در دسترس داشته باشید و یا فایل جدیدی بارگزاری نمایید.

 

 پیام های پیش فرض

با تنظیم پیام پیش فرض زمانیکه از یک متن زیاد استفاده می کنید با اضافه کردن آن متن به پیش فرض آن متن را ذخیره می کنید و در ارسال بعدی نیازی به تایپ مجدد متن ندارید.

 

  •  افزودن پیام پیش فرض: برای اضافه کردن یک پیام پیش فرض جدید روی این گزینه کلیک کرده ، موضوع و متن پیام را تنظیم و ذخیره نمایید.

 

  •  ویرایش پیام : برای تغییر و ویرایش موضوع و یا متن پیام پیش فرض می توانید از این گزینه استفاده نمایید.

 

  •  حذف : برای حذف پیام پیش فرض می توانید از این گزینه استفاده نمایید.

 

7) گزارش ارسال ایمیل

این بخش گزارش کاملی از تمامی ایمیل های ارسال شده را در اختیار شما قرار می دهد. همچنین در این بخش شما می توانید ایمیل هایی را که هنوز در صف پردازش قرار دارند را ویرایش و حذف نمایید.

فرآیند گزارش گیری در این بخش مانند بخش پیامک می باشد. در قسمت فیلتر این بخش می توانید علاوه بر تعیین کاربر، بازه زمانی و وضعیت ، پست الکترونیکی را که برای تهیه گزارش در نظر دارید نیز تعیین کنید و پس از مشاهده خروجی اکسل آن را دریافت نمایید.

  • ویرایش و لغو ارسال: این گزینه ها در صورتی برای شما فعال خواهند بود که وضعیت ایمیل شما "در صف پردازش" باشد.

            در بخش ویرایش ایمیل می توانید متن و زمان ارسال ایمیل را تغییر دهید. همچنین گزینه انتخاب از پیام های پیش فرض نیز در این بخش فعال می باشد.

 

 

 

 

در این بخش نیز بعد از تغییر در متن و یا تاریخ ایمیل میتوانید آن را به حالت اولیه (آخرین مورد ذخیره شده) بازگردانید.

در بخش" لغو ارسال"نیز می توانید فرآیند ارسال ایمیل را لغو نمایید.

  •  جزئیات: این گزینه جزئیاتی نظیر شناسه ایمیل، آدرس ایمیل دریافت کننده و وضعیت آن را نمایش می دهد.همچنین در این بخش نیز می توانید خروجی اکسل یک ایمیل را به صورت جداگانه دریافت نمایید.

  • نمایش ایمیل ارسال شده: این گزینه جزئیات ایمیل ارسالی مثل موضوع ،متن و در صورت وجود  فایل ضمیمه نام آن را نشان می دهد.

 

 

 

4- منوی جزئیات کاربر

 

پروفایل: این بخش شامل اطلاعات حساب کاربری و اطلاعات پست الکترونیکی سازمانی می باشد.

       اطلاعات حساب کاربری:در این قسمت امکان مشاهده "مجموع پیامک های ارسال شده" و "اعتبار ارسال باقی مانده" وجود دارد .

        همچنین"اخطار حداقل اعتبار" را در این بخش می توانید تعیین کنید به این صورت که اگر موجودی شما از مقدار تعیین شده کمتر شد از طریق پیامک به شما اطلاع داده شود

 

     اطلاعات پست الکترونیکی سازمانی: می توانید در این بخش آدرس ایمیلی جهت دریافت پاسخ ایمیل ارسالی ذخیره نمایید.

 

5-تاریخچه اعتبار

در این بخش با انتخاب کاربر زیر مجموعه و تعیین بازه زمانی می توان تاریخچه اعتبارات تخصیص داده شده به کاربر را مشاهده کرد.

 

6-نکات تکمیلی:

نکته 1 : ایجاد user با تعریف آمده توسط Admin: یکuser یک map از چارت پرسنلی و یک هویت انتزاعی است. امکان تخصیص و بازپسگیری پرسنل به user وجود دارد ارتباط یوزر با پرسنل یک به n است برای مثال یک یوزر میتواند به چند پرسنل وصل شود اما هر پرسنل فقط به یک یوزر متصل می شود

 

نکته 2 : ایجاد Sub-user با تعریف آمده توسط User: یک هویت انتزاعی و مانند user یک map از چارت است که زیرمجموعه چارت user می شود. (این مساله ارتباطی به سطح دسترسی های user و sub-user ندارد.) تغییرات اعمال شده در اطلاعات پرسنل assign شده به user هیچ گونه ارتباطی با user ندارد

 

نکته 3 : همچنین دسترسی های پرسنل نیز هیچ گونه ارتباطی با چارت آن فرد ندارد

 

نکته 4 : از آنجایی که تمام اتصالات بر اساس User و یا SubUser است، هیستوری ارسال و اعتبارات جابجا نخواهد شد

 

نکته 5 :ایجاد امکان توزیع اعتبار user به sub-user ها توسط user توزیع اعتبار فقط از بالا به پایین است و فقط قابلیت افزایش اعتبار به User و SubUser وجود دارد

 

نکته 6 : در صورت بازپس گیری اعتبار نیز به این صورت خواهد بود که در صورت نداشتن اعتبار، اگر پیامی در صف دارد نیز ارسال نخواهد شد.

 

نکته 7 : ضمنا تاکید می گردد هر sub-User ای با user پدر خود قابلیت تبادل دارد که این امر بدیهی است.امکان بازگشت اعتبار از sub-user ها به user ها در موارد خاص توسط شرکت و در فازپشتیبانی انجام می شود.

 

نکته 8 : امکان تعیین سطوح دسترسی به صورتیکه سطح دسترسی ها برای sub-user توسط user تعیین گردد که میتواند تنها از سطوح مساوی و یا پایین تر خود این سطح دسترسی را به هر چهار چارت (دانشجویان، پرسنل، هیئت علمی، هویت موقت)‌ تخصیص دهد. سطح دسترسی user توسط Admin تعیین گردد. Admin محدودیتی در انتخاب سطوح دسترسی برای user ها ندارد.

 

نکته 9 : امکان تعریف sub-user توسط user تا یک سطح وجود دارد.

 

نکته 10 : ایجاد تاریخ انقضا برای user ها و sub-user ها ( پس از اتمام تاریخ انقضا غیر فعال گردند.) پیام های در صف کاربران بدون درنظر گرفتن وضعیت کاربر ارسال می شود

 

نکته 11 : امکان فعال سازی مجدد با تعیین زمان انقضای جدید باید وجود داشته باشد که برای user ها توسط ادمین و برای sub-userها توسط user ایجاد کننده انجام می شود.

 

نکته12 : در صفحات ارسال از فیلتر ها، در زیر فیلتر ها دکمه ی "نمایش جزییات فیلتر" وجود دارد که اطلاعات افرادی که در این فیلتر انتخاب می شوند را در آن لحظه نمایش می دهد اطلاعاتی همچون recordId، شماره پرسنلی/دانشجویی، جنسیت، نام، نام خانوادگی و کد ملی افراد که قابل فیلتر کردن نیز می باشد.